先日、お客様からのお問い合わせが２件あり
どちらも私の出張中に事務所にかかってきたお電話でした。
事務所には上司がおりましたが、私がメインで関わっている案件で
詳細や進捗などを情報共有しておりませんでした。
携帯にもお電話いただいたのですが
折り返しできる時間がなく
結局翌日の朝になってからの
ご連絡となってしまいました。
もう一つは、予め携帯連絡先を伝えて居なかったことと、
相手に直接関わる担当者を伝えていなかったので、
情報があちらこちらに行き
ぐちゃぐちゃになってしまっていました。
そこで、上司にご教授いただいたのが
出張中など事務所不在時のために
社内外に対して事前に連絡方法などを
伝えておく必要があるということでした。
まず社内に対しては、抱えている仕事で
急な問い合わせや対応が必要な時に混乱しないよう状況を共有しておく。
これにより、スムーズな伝言やその場での一時的な代理解答が
可能になるかもしれないこと。
また社外の関係先やお客様に対しては
事務所不在の可能性と携帯連絡先を伝える。
それでも電話に出られない時は
伝言を残してもらえるようにお願いして
出張先でも連絡の取れる昼休みなどの時間を予め伝えて
何時〜何時の間に確認できる旨を伝える。
その時間であれば折り返し可能であることを伝えておく。
そうすることで、連絡の行き違いを防ぐことができそうです。
これら教えていただいた事を生かし
今後はあらかじめ不在時の対応や
自分以外の担当者を相手に伝えておくようにします。
